Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA)
Die Umsatzsteuerschuld entsteht mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferungen oder sonstigen Leistungen ausgeführt (bei Soll-Besteuerung) oder vereinnahmt (bei Ist-Besteuerung sowie generell bei Anzahlungen) worden sind. Diese Umsatzsteuer (vermindert um die im selben Zeitraum anfallende Vorsteuer) muss dem Finanzamt bei einem Vorjahresumsatz von über € 100.000,- monatlich mittels Formular U30 (https://service.bmf.gv.at/service/anwend/formulare/) vorangemeldet und vorausgezahlt werden, und zwar am 15. des zweitfolgenden Monats.
Mit einem Vorjahresumsatz von € 35.000,- bis € 100.000,- ist Voranmeldungs- und Zahlungstermin nicht der Monat, sondern das Vierteljahr.
Bei einem Vorjahresumsatz bis zu € 35.000,- mit Option auf Umsatzsteuerpflicht geschieht die Voranmeldung und Zahlung mittels Erlagschein, wobei im Verwendungszweck die Abgabenart U wie Umsatzsteuer und der jeweilige Zeitraum (bspw. 01-03/xx) vermerkt sein muss.
Ergänzend dazu muss das Voranmeldungsformular nur mehr bei einem Überschuss (d.h. wenn die Vorsteuer höher ist als die Mehrwertsteuer) und wenn man vom Finanzamt dazu aufgefordert wird, eingereicht werden.
Die Nichtabgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bewirkt ein Finanzvergehen nach § 33 Abs 2 lit a FinStrG und wird mit einer erheblichen Geldstrafe geahndet.
Rechnungsmerkmale
Gemäss § 11 Abs. 1 UStG 94 müssen Rechnungen/Honorarnoten , die zum Vorsteuerabzug berechtigen, bestimmte Merkmale aufweisen. Siehe: Rechnungsmerkmale.pdf
Diese Regelung gilt sowohl für Anzahlungsrechnungen als auch für Teilrechnungen und Gutschriften sowie Kleinbetragsrechnungen (bis € 400,-).
Daher ganz wichtig: Umsatzsteuerpflichtige UnternehmerInnen, die von erhaltenen Eingangsrechnungen die Vorsteuer abziehen möchten, müssen diese Rechnungen vor allem in Hinblick auf die UID-Nummer aber auch Nummerierung überprüfen. Bei Fehlen besonders dieser Merkmale kann der Vorsteuerabzug versagt werden.
Dies ist vor allem bei Bezug von Bauleistungen im Rahmen von Atelier-, Praxis- und Bürorenovierungen von Bedeutung. Auch Fremd- oder SubleisterInnen stellen oft – wenn auch irrtümlich oder unwissenderweise – Umsatzsteuer ohne Bekanntgabe der UID-Nummer in Rechnung.
ANMERKUNG: Die sogenannten "KleinunternehmerInnen" aber auch ÄrztInnen / TherapeutInnen/ Lehrende erhalten grundsätzlich auch keine UID, da ohnedies mangels USt-Ausweis kein Vorsteuerabzug aus deren Rechnungen bzw. Honorarnoten zusteht.
Für detaillierte Informationen zu Besonderheiten für Honorarnoten bei ÄrztInnen und TherapeutInnen in Hinblick auf fortlaufende Nummerierung und UID-Nummer siehe: Berufsgruppen spezial
Dauerrechnung
Für Dauerleistungen, wie sie beispielsweise aufgrund von Miet-, Pacht- oder Wartungsverträgen erbracht werden, wird im Geschäftsverkehr häufig auf eine regelmäßige Rechnungslegung verzichtet. Diese Dauerleistungen basieren meist auf einem Vertrag und wiederkehrenden, regelmäßigen Leistungen bzw Zahlungen. Grundsätzlich wird der Vorsteuerabzug von der Finanzbehörde auch dann akzeptiert, wenn zwar keine Rechnung, aber eine Urkunde (zB Mietvertrag) mit den erforderlichen Rechnungsmerkmalen vorliegt. Verfügt dieser Vertrag nicht über alle erforderlichen Rechnungsmerkmale, wird empfohlen, eine Dauerrechnung, die den gesetzlichen Erfordernissen entspricht, auszustellen.
Siehe: Dauerrechnung.pdf
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topBankkonten der Finanzämter Wien
| FA | FA-Nr. | Bank | IBAN | BIC |
| Finanzamt Wien 3/6/7/11/15 Schwechat Gerasdorf | 03 | BAWAG P.S.K. | AT87 0100 0000 0550 4037 | BUNDATWW |
| Finanzamt Wien 4/5/10 | 04 | BAWAG P.S.K. | AT92 0100 0000 0550 4044 | BUNDATWW |
| Finanzamt Wien 8/16/17 | 06 | BAWAG P.S.K. | AT26 0100 0000 0550 4068 | BUNDATWW |
| Finanzamt Wien 9/18/19 Klosterneuburg | 07 | BAWAG P.S.K. | AT31 0100 0000 0550 4075 | BUNDATWW |
| Finanzamt Wien 12/13/14 Purkersdorf | 08 | BAWAG P.S.K. | AT36 0100 0000 0550 4082 | BUNDATWW |
| Finanzamt Wien 1/23 | 09 | BAWAG P.S.K. | AT62 0100 0000 0550 4099 | BUNDATWW |
| Finanzamt für Gebühren, Verkehrsteuern und Glücksspiel | 10 | BAWAG P.S.K. | AT83 0100 0000 0550 4109 | BUNDATWW |
| Finanzamt Wien 2/20/21/22 | 12 | BAWAG P.S.K. | AT93 0100 0000 0550 4123 | BUNDATWW |
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EINKOMMENSSTEUER
Anspruchsverzinsung
Die Einführung der bereits seit Oktober 2001 gültigen Anspruchsverzinsung soll u. a. der Tendenz entgegenwirken, Zinsvorteile durch ungerechtfertigte Anträge auf Herabsetzung von Vorauszahlungen und durch möglichst späte Einreichung von zu Nachzahlungen führenden Steuererklärungen zu Lasten der Allgemeinheit zu lukrieren. Die Zinsen werden aber nur dann festgesetzt, wenn
| - | die Steuerfestsetzung nach dem 1. Oktober des Folgejahres erfolgt und |
| - | die berechneten Anspruchszinsen € 50,- übersteigen. |
Beispiel: Wurde die Steuererklärung eines Jahrs im September des Folgejahres abgegeben und der Steuerbescheid erging am 12. Dezember, dann gab es ”Nachforderungszinsen” für die Zeit vom 1. Oktober bis 12. Dezember.
Die Verzinsung beginnt also ab 1. Oktober des Folgejahres und wird für maximal 42 Monate berechnet. Entgehen kann man der Verzinsung dadurch, dass man
| - | entweder die Steuererklärung so rechtzeitig abgibt, dass die Festsetzung noch vor dem 1. Oktober erfolgt, |
| - | oder die voraussichtliche Nachzahlung selbst errechnet und dem Finanzamt den entsprechenden Betrag mit dem Vermerk: E 1-12/und das Jahr (bspw. E 1-12/10) spätestens am 30. September entrichtet. |
Hinweis: In Hinblick auf ”gemischte” Aufwendungen ist eine vorsichtigere Handhabung zu empfehlen. Im Falle einer Betriebsprüfung könnte bei Nichtanerkennung allein der Zinseneffekt beim Steueraderlass ein erkleckliches Sümmchen ausmachen.
drucken *Außergewöhnliche Belastungen
Um steuerlich abzugsfähig zu sein, muss die Belastung außergewöhnlich sein, zwangsläufig erwachsen und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit wesentlich beieinträchtigen.
1. OHNE SELBSTBEHALT ABZUGSFÄHIG (taxativ)
KATASTROPHENSCHÄDEN
Obergrenze ist Wert der zerstörten Güter vor Schadenseintritt.
AUSWÄRTIGE BERUFSAUSBILDUNG VON KINDERN
Wenn im Einzugsgebiet des Wohnortes keine entsprechende Einrichtung; Pauschalbetrag € 1.320,- pro Jahr. Tipp: Ein Auslandsstudium für ein Kind ist nur abzugsfähig, wenn dieses Studium in Österreich nicht angeboten wird.
MEHRAUFWENDUNGEN FÜR ERHEBLICH BEHINDERTE KINDER
Bei behinderten Kindern hängt das Ausmaß des Steuerfreibetrages vom Grad der Behinderung ab, der vom Amtsarzt, dem Bundessozialamt oder einer sonstigen zuständigen Stelle bescheinigt wird.
AUFWENDUNGEN FÜR EIGENE BEHINDERUNG
Die Höhe des Freibetrages bestimmt sich nach dem Ausmaß der Erwerbsminderung, welche ebenso von einer zuständigen Stelle zu bescheinigen ist.
2. MIT SELBSTBEHALT ABZUGSFÄHIG (Beispiele)
ALLERGIEN
Behandlungskosten im Zusammenhang mit Allergien sind Krankheitskosten, also absetzbar.
ALTERS- / PFLEGEHEIM
Wenn nur aus Altersgründen nicht abzugsfähig, Krankheit/Pflegebedürftigkeit muss vorliegen. In diesem Fall können Heimkosten abzüglich gewährter Zuschüsse und vom Finanzamt geschätzter Haushaltsersparnis abgesetzt werden.
BEGRÄBNISKOSTEN
Wenn der Aufwand nicht aus dem Nachlassvermögen gedeckt ist. Absetzbar sind die Begräbniskosten bis zu € 5.000,- und zusätzlich die Kosten für ein einfaches Grabmal bis zu € 4.000,-. Besondere Exhumierungs- oder Überführungskosten können zusätzlich zur Obergrenze von € 5.000,- geltend gemacht werden. Zuschüsse (Versicherungsleistungen) müssen von den tatsächlich angefallenen Begräbniskosten abgezogen werden.
BEHANDLUNGSBEITRÄGE
Muss beim Arztbesuch ein Eigenanteil bezahlt werden, ist dieser absetzbar.
BERUFSAUSBILDUNG DES STEUERPFLICHTIGEN
Nur wenn zur Sicherung der Existenz notwendig, z.B. Beruf kann nach Berufsunfall nicht mehr ausgeübt werden.
HAUSGEHILFIN / KINDERMÄDCHEN
Nur unter bestimmten Bedingungen absetzbar (Alleinerzieherin, Krankheit/Pflegebedürftigkeit). Sind beide Elternteile berufstätig, sind die Aufwendungen für Hausgehilfin nur absetzbar, wenn Berufstätigkeit beider zur Existenzsicherung der Familie notwendig ist.
SCHULGELDER
Voraussetzungen wie bei auswärtiger Ausbildung. Internatskosten/Tagesheimschulen: Wird anerkannt, wenn im Rahmen der auswärtigen Berufsausbildung des Kindes oder wenn Voraussetzungen für Kinderbetreuung erfüllt (s. HausgehilfIn).
KRANKHEITSKOSTEN
Sind grundsätzlich außergewöhnliche Belastungen, nicht aber vorbeugende Maßnahmen zur Erhaltung der Gesundheit. Abzugsfähig sind insbesondere Aufwendungen für Arzt und Krankenhaus, Medikamente, Rezeptgebühren, Heilbehelfe, Fahrtkosten für Fahrten zum Arzt/ ins Krankenhaus. Tipp: Dem Erkrankten steht auch Besuch durch die Familienangehörigen zu: Als außergewöhnliche Belastungen gelten Fahrtkosten für besuchende Angehörige und Ferngespräche mit Familienangehörigen bei längerem Krankenhausaufenthalt.
Kosmetische Operationen: Nur nach Verletzungen und Gefahr psychischer Schäden aufgrund von Verunstaltungen. Vorsicht: Reine Schönheitsoperationen sind keinesfalls abzugsfähig.
Psychologisch-therapeutische Behandlung: Sind als Krankheitskosten anerkannt.
KURKOSTEN
Nur wenn Kuraufenthalt in Folge einer Krankheit und triftige medizinische Gründe. Tipp: Ärztliche Bestätigung einholen.
KRANKENDIÄTVERPFLEGUNG
Bei Vorlage einer ärztlichen Bestätigung über die Notwendigkeit der Diät werden je nach Art der Erkrankung Pauschbeträge anerkannt. Dazu müssen keine tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden. Vorsicht: Liegen zwei Krankheiten vor, die eine Diätverpflegung erfordern, wird nur der jeweils höhere Pauschbetrag anerkannt.
PROZESSKOSTEN
Wenn man den Prozess weder ausgelöst hat noch letztendlich schuldig gesprochen wird. Leistungen der Rechtschutzversicherung sind abzuziehen.
UNTERHALTSKOSTEN
Wenn die übernommenen Zahlungen beim Betroffenen selbst auch außergewöhnliche Belastungen wären.
WOHNKOSTEN
Nur in Ausnahmefällen, z.B. behindertengerechte Adaptierung einer Wohnung.
ZAHNBEHANDLUNGSKOSTEN
Sind als Krankheitskosten abziehbar. Tipp: Auch Gold statt Amalgam ist eine außergewöhnliche Belastung!
Anmerkungen zum Selbstbehalt:
Der Selbstbehalt beträgt bei Einkommen
bis € 7.300,- 6 %,
von € 7.300,- bis € 14.600,- 8 %,
von € 14.600,- bis € 36.400,- 10 %,
über € 36.400,- 12 %.
Der Selbstbehalt vermindert sich um je einen Prozentpunkt für den Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag sowie jedes Kind und ab 2012 für Steuerpflichtige, deren (Ehe)PartnerIn höchstens 6.000,- jährlich verdient.
Keine außergewöhnlichen Belastungen: z.B. Unterhaltsleistungen an geschiedene Ehegattin oder Kinder aus geschiedenen Ehen und uneheliche Kinder, Unterhaltsleistungen an mittellose Angehörige, Heiratsausstattungen, Unterhaltsleistungen an volljährige Kinder ohne Familienbeihilfe.
drucken *Sonderausgaben
Das sind Ausgaben, die eigentlich der Privatsphäre des Steuerpflichtigen zuzurechnen sind, vom Staat aber gefördert werden. Achtung: Manche Sonderausgaben sind auch abzugsfähig, wenn sie für den/die EhegattIn oder Kinder (wenn Familienbeihilfe bezogen wird) bezahlt werden: Versicherungsprämien, Aufwendungen für Wohnraumschaffung, -sanierung und Kirchenbeiträge.
RENTEN UND DAUERNDE LASTEN
z.B. Versorgungsrenten, private Schadens- und Unfallrenten etc. sind unbegrenzt absetzbar. Nicht abzugsfähig sind Renten, die an nicht unterhaltsberechtigte Personen freiwillig gezahlt werden.
STEUERBERATUNGSKOSTEN
unbegrenzt absetzbar
FREIWILLIGE WEITERVERSICHERUNG, VERSICHERUNGSZEITENNACHKAUF
unbegrenzt absetzbar
BEITRÄGE UND VERSICHERUNGSPRÄMIEN
Rentenversicherung (nur wenn Rente auf Lebensdauer zahlbar), reine Ablebensversicherungen (Er- und Ablebensversicherungen mit Vertragsabschluß nach dem 1.6.1996 hingegen nicht mehr), Pensionskassen, Krankenversicherung, Unfallversicherung. Nicht abzugsfähig sind Sachversicherungen (z.B. Haushaltsversicherung).
WOHNRAUMSCHAFFUNG UND –SANIERUNG
Mindestens 8 Jahre gebundene Beiträge zur Schaffung von Wohnraum, Beiträge zur Errichtung von Eigenheimen und Eigentumswohnungen, Ausgaben zur Sanierung von Wohnraum, Rückzahlung und Zinsen bei Darlehen, die für Schaffung oder Sanierung von Wohnraum aufgenommen wurden.
Zusatz zu BEITRÄGE UND VERSICHERUNGSPRÄMIEN und WOHNRAUMSCHAFFUNG UND -SANIERUNG: Der Höchstbetrag für sogenannte Topfsonderausgaben beträgt € 2.920,-, für Alleinverdiener/-erzieher € 5.840,- und erhöht sich ab dem 3. Kind um weitere € 1.460,-. Steuerlich wirksam wird jedoch nur ein Viertel davon. EINSCHLEIFREGELUNG: Ab einem Einkommen von € 36.400,- sinkt die Steuerwirksamkeit der Topfsonderausgaben. Bei einem Einkommen von € 60.000,- gibt es überhaupt keine Topfsonderausgaben mehr. Tipp: Ehepaare sollten Sonderausgaben so verteilen, dass die maximale Steuerersparnis erreicht wird: Grundsätzlich sollte die- oder derjenige mit dem höheren Einkommen Sonderausgaben bis zur Obergrenze geltend machen. Dies gilt nur, solange nicht die Einschleifregelung (ab € 36.400,- Jahreseinkommen) wirkt.
Anstelle der tatsächlich geltend gemachten Kosten, wird für die Beiträge und Versicherungsprämien und Wohnraumschaffung und -sanierung ein Sonderausgabenpauschale in der Höhe von € 60,- bei der Einkommensteuerberechnung berücksichtigt.
Gemäß Steuerreform 2016 können die Topfsonderausgaben für vor dem 1.1.2016 abgeschlossene Versicherungsverträge bzw. vor 1.1.2016 begonnene Wohnraum-Bauausführung/-Sanierung für weitere 5 Jahre - somit bis 2020 - steuerlich geltend gemacht werden. Für Neuverträge (Versicherungen, Darlehen, Wohraumschaffung und -Sanierung gibt es ab Kalenderjahr 2016 keine Absetzmöglichkeit mehr.
SPENDEN
- Abzugsfähige Spenden für Privatpersonen und Unternehmen:
Spenden an begünstigte Empfänger sind bis maximal 10 % der gesamten Vorjahreseinkünfte abzugsfähig.
Siehe auch: Liste der begünstigten Spendenempfänger / Absetzbarkeit von Spenden
- Abzugsfähige Spenden nur für Unternehmen aber mit nachweisbarem Werbeeffekt:
Seit 2002 sind Geld- oder Sachaufwendungen im Zusammenhang mit der Hilfestellung in Katastrophenfällen (Hochwasser-, Erdrutsch-, Vermurungs- und Lawinenschäden) steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben, wenn sie der Werbung dienen. Ein nachweisbarer Werbeeffekt liegt z.B. dann vor, wenn über die Spende medial berichtet wird, aber auch wenn Eigenwerbung durch Hinweise auf der Homepage des Unternehmens oder z.B. auf Kundeninformationsschreiben erfolgt. Spendenzuwendungen von Privatpersonen sind von dieser Regelung nicht betroffen und können nicht steuerwirksam abgesetzt werden.
Sponsorgelder sind voll abzugsfähig – allerdings muss auch hier ein Werbeeffekt nachweisbar sein. Tipp: Um die Werbewirksamkeit der Spende bzw. des Sponsorings bei einer späteren Finanzamtsüberprüfung nachweisen zu können, sollten Plakate, Belegexemplare, Zeitungsartikel etc. aufbewahrt und elektronische Daten (Homepage, e-mail-Aussendungen etc.) gespeichert werden.
KIRCHENBEITRÄGE
€ 400,- abzugsfähig
drucken *Einkommenssteuer-Vorauszahlung
Auf Basis des letztveranlagten Kalenderjahres werden vom Finanzamt die Vorauszahlungen auf die künftige Einkommensteuer (mit einem 4 %igen Zuschlag) festgesetzt. Diese Zahlungen sind vierteljährlich am 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11. fällig und werden dann bei der Veranlagung des betreffenden Jahres angerechnet.
Wenn absehbar ist, dass Sie in einem Jahr nicht mehr so hohe Einkünfte erzielen werden wie in dem für die Vorauszahlung maßgeblichen Vorjahr (bspw. durch massiven Einnahmenrückgang oder hohe Investitionen aber auch wenn Sie nur mehr Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit beziehen), dann kann bis 30. September d.J. ein Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Wenn der Antrag entsprechend begründet ist, wird das Finanzamt die Vorauszahlungen anpassen. Damit müssen Sie nicht monatelang oder gar jahrelang auf die Rückzahlung der Einkommensteuer im Rahmen der Veranlagung warten.
Ausgleichsviertel: Falls zu den o.a. Zahlungsterminen noch keine Vorauszahlungen im laufenden Jahr geleistet wurden und der für die Vorauszahlung maßgebliche Einkommensteuerbescheid bspw im September ergeht, dann kann im November die Vorschreibung "Einkommensteuer-Vorauszahlung 10-12" die Einkommensteuer des gesamten Jahres enthalten.
drucken *Werbungskosten
dürfen nicht mit der privaten Lebensführung in Zusammenhang stehen. Sie müssen mit Rechnungen, Zahlungsbelegen etc. nachgewiesen werden können.
Achtung: Generell gelten für alle Belege bestimmte Rechnungsmerkmale. Bei Kleinbetragsrechnungen bis € 400,- genügen weniger Merkmale.
ARBEITSESSEN / BEWIRTUNGSSPESEN
Die Bewirtung von Geschäftspartnern ist nur dann abzugsfähig, wenn mit der Bewirtung ein konkreter Werbezweck verfolgt wird. Den glaubhaft zu machen, sollte keine Schwierigkeiten bereiten. Im Berufsalltag wird selten etwas aus purer Freundschaft hergeschenkt. Arbeitsessen, bei denen Besprechungen, Vertragsabschlüsse u.Ä. im Mittelpunkt stehen, können daher abgesetzt werden. Lediglich bloße Repräsentationskosten - auch wenn sie zur Förderung des Berufes dienen - sind von der Begünstigung zur Gänze ausgeschlossen, ebenso eine Bewirtung im privaten Haushalt. Auch anerkannte Werbeessen können nur zur Hälfte abgezogen werden. Die andere - steuerlich nicht abzugsfähige - Hälfte ist nach Ansicht der Finanz immer private Repräsentationslust. Tipp: Da die Finanz bei der Anerkennung einen strengen Maßstab anlegt, sollte man auf den Belegen (Gasthausrechnungen) händisch den Namen der eingeladenen Personen und den beruflichen Zusammenhang vermerken. Für die Steurerklärung ist folgender Text zu empfehlen: "Überwiegend beruflich veranlasste Bewirtungsspesen ... €, davon als Werbungskosten absetzbar (50 %) ... €".
ESt-Richtlinien 2000 (Einkommenssteuer-Richtlinien 2000, Randzahlen 4814 bis 4829)
ARBEITSKLEIDUNG
Absetzbar ist nur typische Berufskleidung wie z.B. Arbeitsmäntel, Uniformen. In diesem Fall sind auch die Reinigungskosten absetzbar. Nicht anerkannt werden Ausgaben für ”bürgerliche” Kleidung, auch wenn sie berufsnotwendig ist (z.B. Anzug eines Vertreters)
ARBEITSMITTEL
z.B. Computer, Software, Schreibmaschine, Büromaterial, Aktenkoffer. Übersteigen die Anschaffungskosten € 800,- können sie nur verteilt über die Nutzungsdauer als Absetzung für Abnutzung (AfA) geltend gemacht werden. Die Nutzungsdauer kann z.B. für einen PC mit drei bis vier Jahren angesetzt werden.
ARBEITSZIMMER
Aufwendungen für ein Arbeitszimmer werden anerkannt, wenn es (fast) ausschließlich beruflich genutzt wird und berufsnotwendig ist. Absetzbar sind Mietkosten, AfA, Betriebs- und Heizkosten, Einrichtung etc. Liegt das Arbeitszimmer im Wohnungsverband, so sind die Aufwendungen nur mehr unter besonderen Bedingungen absetzbar. Ausnahme: Das Arbeitszimmer stellt den Mittelpunkt der jeweiligen oder gesamten beruflichen Tätigkeit dar oder ist aufgrund seiner Ausstattung nicht zur privaten Nutzung geeignet (z.B. Labor, schallgeschützter Proberaum etc). Tipp: Unter Umständen kann die Miete eines externen Arbeitszimmers empfehlenswert sein.
COMPUTER
Wenn berufsnotwendig. Tipp für ArbeitnehmerInnen: Lassen Sie sich von Ihrem Arbeitgeber bestätigen, dass Sie den Computer beruflich benötigen!
DOPPELTE HAUSHALTSFÜHRUNG
Wenn die Arbeitsstätte zu weit vom Familienwohnsitz entfernt ist, um täglich nach Hause zu fahren, werden Ausgaben für den Zweitwohnsitz als Werbungskosten anerkannt. Absetzbar sind: Miete bzw. AfA (wenn Eigentum), Betriebs- und Heizkosten sowie Einrichtung in voller Höhe. Kosten für Familienheimfahrten sind jährlich mit dem höchsten Pendlerpauschale beschränkt. Auf Dauer wird der doppelte Wohnsitz nur anerkannt, wenn der Ehegatte/Lebensgefährte am Familienwohnsitz Einkünfte erzielt. Ist dies nicht der Fall, so werden Aufwendungen für den Zweitwohnsitz vorübergehend anerkannt: Bei Alleinstehenden im allgemeinen für 6 Monate, bei Verheirateten und Lebensgemeinschaften zwei Jahre. Tipp: Mit guter Argumentation sind auch längere Zeiträume herauszuholen: z.B. der Beruf weist eine hohe Fluktuation auf, so dass mit Abberufung an andere Arbeitsstelle zu rechnen ist.
FACHLITERATUR
Nur wenn Zusammenhang mit dem Beruf besteht. Literatur, die von allgemeinem Interesse auch für andere Berufsgruppen sein kann, ist nicht abzugsfähig. Achtung: Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass der genaue Titel des jeweiligen Buches/der Zeitschrift angegeben ist.
AUS- UND FORTBILDUNGSKOSTEN
Aufwendungen für Aus- und Fortbildung im Zusammenhang mit der ausgeübten oder einer damit verwandten beruflichen Tätigkeit sowie umfassende Umschulungsmaßnahmen, die auf eine tatsächliche Ausübung eines anderen Berufs abzielen, stellen Werbungskosten dar und sind steuerlich absetzbar. Auf Grund einer Entscheidung des Verfassungsgerichtshofes sind auch - bei Vorliegen der allgemeinen Voraussetzungen - sämtliche Anforderungen für ein ordentliches Universitätsstudium oder der Besuch einer allgemeinbildenden (höheren) Schule absetzbar.
Ausbildungskosten sind Aufwendungen zur Erlangung von Kenntnissen, die eine Berufsausübung ermöglichen (Erlernen eines Berufes).
Fortbildungskosten dienen dazu, im jeweils ausgeübten Beruf auf dem Laufenden zu bleiben (Verbesserung der Kenntnisse und Fähigkeiten im bisher ausgeübten Beruf).
Grundsätzlich sind Aus- und Fortbildungskosten nur dann abzugsfähig, wenn man schon einen Beruf ausübt. Fortbildungskosten für eine künftige Tätigkeit können bei nachweislicher Jobzusage aber bereits abgesetzt werden.
Tipp: Auch die Fahrtkosten (km Geld, Fahrscheine) zur Fortbildungseinrichtung sind absetzbar.
INTERNETGEBÜHREN
Nur berufsnotwendige, kostenpflichtige Abfragen. Achtung: Die Internetgrundgebühr ist nicht absetzbar, wenn der PC zu Hause steht.
KILOMETERGELD
PKW: € 0,42
Motorfahrräder und Motorräder: € 0,24
MitfahrerInnen: € 0,05
Fahrrad bzw. zu Fuss (ab mehr als 2 km): € 0,38
Kein Kilometergeld für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte. Tipp: Führen Sie jedenfalls ein Fahrtenbuch zum Nachweis der beruflich zurückgelegten Kilometer.
KRANKHEITSKOSTEN
Wenn Zusammenhang mit Beruf (Berufskrankheit etc)
MOBILTELEFON
Bei beruflicher Veranlassung absetzbar. Ein allenfalls im Schätzungswege ermittelter Privatanteil ist auszuscheiden. Liegen die Anschaffungskosten über € 800,-, über Nutzungsdauer verteilt absetzbar (siehe Arbeitsmittel).
PENDLERPAUSCHALE
Wenn einfache Fahrtstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte mindestens 20 km (bei Unzumutbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel 2 km); Tipp: Auf Antrag kann das Pendlerpauschale auch schon im Rahmen der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt werden.
PROVISIONEN UND SUBHONORARE
Sind nur in bestimmten Fällen abziehbar, z.B. bei Vertretern und Hausbesorgern. Achtung: Zahlungen an EhepartnerIn für Erledigung von Schreibarbeiten werden nicht anerkannt.
PROZESSKOSTEN
Wenn der Prozess durch die berufliche Tätigkeit veranlasst und man unschuldig ist. Abzugsfähig sind dann Gerichts- und Anwaltskosten, Stempelgebühren etc.
REISEKOSTEN
Nächtigungsgeld pauschal € 15,- oder tatsächliche Kosten, Tagesgeld € 26,40 für 24 Stunden (ab drei Stunden € 2,20 pro angefangene Stunde) in Österreich. Vorsicht: Als ”Reise” gilt nur, wenn die einfache Fahrtstrecke mehr als 25 km und mindestens 3 Stunden beträgt.
Für Ausland höhere Sätze, siehe Auslandsreisesätze mit Tabelle zum Ausdrucken.
RÜCKZAHLUNG VON FORTBILDUNGSKOSTEN
Müssen Sie z.B. bei Auflösung des Dienstverhältnisses Kosten für vom Dienstgeber bezahlte Fortbildung zurückzahlen, sind diese abzugsfähig. Tipp: Lassen Sie sich die Zahlungen an den Arbeitgeber bestätigen!
RÜCKZAHLUNG VON EINNAHMEN
Muss irrtümlich zu viel bezahlter Lohn zurückbezahlt werden, liegen Werbungskosten vor (falls nicht in laufender Lohnverrechnung berücksichtigt). Tipp: Bestätigung beilegen.
SOZIALVERSICHERUNGSBEITRÄGE
Beiträge an eine gesetzliche Versicherungsanstalt (Österreichische Gesundheitskasse, SVS etc) sind ganz abzugsfähig, private Zusatzversicherungen nur im Rahmen der Sonderausgaben.
STRAFEN
Wenn Zusammenhang mit Beruf und nur geringes Verschulden. Hinweis: Schnelles Fahren wird nicht anerkannt, vorschriftswidriges Parken bei Lieferung an Kunden jedoch schon.
STUDIENREISEN
ür die steuerliche Absetzbarkeit der Reisekosten ist folgendes zu beachten:
1. |
Weitaus überwiegend beruflich/betrieblich bedingt |
2. |
Berufsspezifische Ausrichtung |
3. |
Direkte Verwertungsmöglichkeit der Reiseergebnisse |
4. |
Freizeit nur nach der Arbeit |
Also, sammeln Sie entsprechende Prospekte, Dokumentationen, Programme, Korrespondenzen und passendes Info-Material. Soferne kein umfassendes Programm vorliegt, führen Sie ein exaktes Reisetagebuch, worin das Berufliche mindestens 7 – 8 Stunden täglich beansprucht. Für Sightseeing oder Relaxing bleibt höchstens der Abend und das Wochenende.
Das generelles Abzugsverbot bei sogenannten 'Mischreisen' ist gefallen. Kernaussage der Judikatur: Liegt eine Reise vor, die zumindest auch betrieblich oder beruflich veranlasst ist, so sind die Fahrtkosten jedenfalls teilweise abzusetzen. Liegt eine gemischte Veranlassung vor, so bietet sich die Aufenthaltsdauer als Aufteilungsmaßstab an. In Fällen einer untergeordneten quantitativen privaten Veranlassung kann die Aufteilung unterbleiben. Ist die Reise jedoch qualitativ - also inhaltlich - ausschließlich betrieblich oder beruflich veranlasst, so sind die Reisekosten zur Gänze abzugsfähig. Dreh- und Angelpunkt ist daher das Veranlassungsprinzip.
Absetzbare Ausgaben/Werbungskosten: Km-Geld, Zug- oder Flugticket (Rechnung und Ticket erforderlich), Nächtigungskosten (falls Sie mit privater Begleitung unterwegs sind, sollte auf der Hotelrechnung nur eine Person vermerkt sein), Tagesdiäten und sonstiges.
TELEFONKOSTEN
Der berufliche Anteil kann abgesetzt werden. Tipp: Haben Sie nicht alle Belege, können die Ausgaben für das Telefon auch geschätzt werden.
UMZUGSKOSTEN
Wenn berufliche Veranlassung des Umzugs (Wechsel des Dienstgebers, Versetzung)
VISITENKARTEN
Wenn die berufliche Veranlassung im Vordergrund steht.
VORSTELLUNGSGESPRÄCH
Reisekosten (Kilometergeld, Bahnkarte etc) zu einem Vorstellungstermin sind abzugsfähig.
ZEITUNGEN, ZEITSCHRIFTEN
Nur bei bestimmten Berufsgruppen (JournalistInnen, PolitikerInnen) ab dem dritten Abo.
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SOZIALVERSICHERUNGSBEITRÄGE
SOZIALVERSICHERUNGSBEITRAGS-Vorschreibungen
Für die Unfallversicherung ist ein von den Einkünften unabhängiger Jahresbeitrag , welcher im 1. Quartal vorgeschrieben wird, zu leisten. Die Beiträge zur Kranken- und Pensionsversicherung sowie Selbständigenvorsorge orientieren sich an den Einkünften aus selbständiger bzw. aus gewerblicher Tätigkeit. Seit 1.1.2013 werden auch ZiviltechnikerInnen in die Pflichtversicherung einbezogen.
Da die Einkünfte des Beitragsjahres von den Finanzbehörden immer erst im nachhinein festgestellt werden, erfolgt die laufende Vorschreibung im Beitragsjahr zunächst von einer vorläufigen Beitragsgrundlage. Sobald der Einkommensteuerbescheid - durch automatische Datenübermittlung der Finanzbehörde an den Sozialversicherungsträger - des Beitragsjahres vorliegt, kommt es zu einer "Nachbemessung".
Ab 2016 besteht die Möglichkeit, die Beitragsgrundlagen hinauf- oder herabsetzen zu lassen. Dieser Antrag sollte eingebracht werden, wenn die Vorschreibung von einer Gewinnsituation ausgeht, die diesem Jahr nicht entspricht.
Hinweis für NEUE SELBSTÄNDIGE: Die einheitliche Versicherungsgrenze für alle haupt- und nebenberuflich tätigen Neuen Selbständigen entspricht der jährlichen Geringfügigkeitsgrenze, welche alljährlich valorisiert wird. Falls Sie dadurch versicherungspflichtig werden, sollten Sie gleich zu Jahresbeginn eine Überschreitungserklärung einreichen. Mit dem Datum der Einreichung beginnt der Versichtungsschutz in der Pensions- und/oder Krankenversicherung und in der Unfallversicherung.
Für Versicherte, die durch den Wegfall der hohen Versicherungsgrenze erstmals der Pflichtversicherung in der PV unterliegen, ist die Möglichkeit eines Befreiungsantrages vorgesehen.
Voraussetzungen:
- 50 Lebensjahr am 1.1.2016 vollendet
- am 1.1.2016 noch keine 180 Beitragsmonate einer Pflichtversicherung in einer ges. PV
Wer nicht abschätzen kann, ob in einem Jahr die Versicherungsgrenze überschritten wird oder nicht, erklärt vorläufig (am besten gleich mit Jahresbeginn) das Nichtüberschreiten der Grenze. Damit sind laufend keine Beiträge zu bezahlen, es besteht aber auch kein Versicherungsschutz, außer man optiert in die Krankenversicherung.
Wird im Nachhinein bei Erstellung der Steuererklärung das Überschreiten der Versicherungsgrenze festgestellt, dann sind die Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend mit Aufnahme der Tätigkeit nachzuzahlen.
Diese Variante ist vor allem für andere schon pflichtversicherte Personen (bspw. Angestellte) vorstellbar, die auf einen weiteren Krankenversicherungsschutz und vernachlässigbare Pensionserhöhungen verzichten können.
Denn, wer in der Versicherungserklärung angibt, die Versicherungsgrenze zu überschreiten und dies dann tatsächlich nicht tut, bekommt jedenfalls die geleisteten Beiträge nicht retour. Daher wäre auch noch ein unterjähriger Widerruf des Überschreitens der Versicherungsgrenze denkbar, wodurch die Pflichtversicherung aber auch die Beitragszahlung mit dem Monatsende des Widerrufs endet. Auch hier gilt bei nachträglichem Überschreiten der Versicherungsgrenze das o.a..
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VERSCHIEDENES
Exemplarische steuer- und sozialversicherungsrechtliche Werte
EINKOMMENSSTEUER (Stand 01/2020)
| Inhalt der Bestimmung | Rechtsvorschrift | Betrag in EURO | |||||||||
| Werbungskostenpauschale | § 16 Abs 3 EStG | 132,00 |
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| Geringwertige Wirtschaftsgüter (neu ab 1.1.2020) | § 13 EStG | 800,00 |
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| Tagesgeld Inland: Nächtigungsgeld Inland |
§ 26 Z 4 lit b EStG § 26 Z 4 lit c EStG |
26,40 15,00 |
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| Sonderausgabenpauschale | § 18 Abs 2 EStG | 60,00 |
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| Kirchenbeitrag | § 18 Abs 1 Z 5 EStG | 400,00 |
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| Alleinverdienerabsetzbetrag AVAB mit Kind Einkunftsgrenze AVAB mit Kind |
§ 33 Abs 4 Z 1 EStG |
494,00 6.000,00 |
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| Alleinerzieherabsetzbetrag (AEAB) Unterhaltsabsetzbetrag (UAB) Familienbonus Plus (neu ab 1.1.2020) bis zum 18. Lebensjahr ab dem 18. Lebensjahr |
§ 33 Abs 4 Z 2 EStG § 33 Abs 4 Z 3 EStG § 33 Abs 3a EStG |
494,00 350,40 1.500,00/pro Kind 500,00/pro Kind |
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| Auto km-Geld [prinzipiell gilt bei allen km Geldbeträgen wie für KRAD, Fahrrad eine cent-genaue Umrechnung] | 0,42 |
UMSATZSTEUER (Stand 1/2020)
| Inhalt der Bestimmung | Rechtsvorschrift | Betrag in EURO |
| Kleinunternehmer (neu ab 1.1.2020) | § 6 Abs 1 Z 27 UStG | 35.000,00 |
| Grenze für monatliche Abgabe und Zahlung der UVA Grenze für 1/4jährliche Abgabe und Zahlung der UVA |
§ 21 Abs 2 UStG | über 100.000,00 Vorjahresumsatz 35.000,00 bis 100.000,00 Vorjahresumsatz |
| Kleinbetragsrechnung | § 11 Abs 6 UStG | 400,00 |
| Erklärungspflichtgrenze | § 21 Abs 6 UStG | 35.000,00 |
SOZIALVERSICHERUNG (Stand 1/2020)
| Inhalt der Bestimmung | Rechtsvorschrift | Betrag in EURO |
| Monatliche Geringfügigkeitsgrenze Jährliche Geringfügigkeitsgrenze |
§ 5 (2) ASVG | - für 2020: 460,66 - für 2019: 446,81 - für 2018: 438,05 - für 2020: 5.527.92 - für 2019: 5.361,72 - für 2018: 5.256,60 |
| Höchstbeitragsgrundlage, jährlich | § 108 (3) ASVG | - für 2020: 75.180,- - für 2019: 73.080,- - für 2018: 71.820,- |
| Höchstbeitragsgrundlage, monatlich | ASVG GSVG |
- für 2020: 5.370,- - für 2019: 5.220,- - für 2018: 5.130,- - für 2020: 6.265,- - für 2019: 6.090,- - für 2018: 5.985,- |
Info: Für Internetsurfer verweisen wir zwecks weiterer Informationen auf die Website der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen: www.svs.at
ZUVERDIENSTGRENZEN (Stand 1/2020)
| ZUVERDIENST | GRENZBETRÄGE | ||||||
| 1. Arbeitslosenunterstützung |
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| 2. Kinderbetreuungsgeld |
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| 3a. StudentInnen / Familienbeihilfe 3b. StudentInnen / Stipendium |
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| 4. Einkommenssteuer |
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| 5. Sozialversicherung |
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| 6. Umsatzsteuer |
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zu 1. Bei Bezug von Arbeitslosenunterstützung / Notstand darf die monatliche Geringfügigkeitsgrenze von € 460,66 (Wert 2020) nicht überschritten werden.
zu 2. Beim Kinderbetreuungsgeld beträgt die Zuverdienstgrenze jährlich € 16.200,-.
zu 3. Wer die Familienbeihilfe nicht verlieren will, darf € 10.000,- pro Jahr dazuverdienen. Das heißt, der Beihilfenanspruch geht nicht verloren, egal in welchem Monat der Gesamtverdienst zusammenkommt. Wer Stipendium bezieht, selbständig oder gemischt, darf € 8.000,- dazuverdienen. Aber Vorsicht ............
zu 4. .... für die Einkommensteuer gilt die Grenze von € 11.000,-. Also, wer nur selbständige Einkünfte bezieht, muss ab diesem Betrag Einkommensteuer berappen, aber zuvor natürlich eine Einkommensteuer-Erklärung einreichen. Wer beispielsweise neben einem Dienstverhältnis noch selbständig jobbt, darf theoretisch nur € 730,- dazuverdienen.
zu 5. Was für die Einkommensteuer gilt, gilt auch für die gesetzliche Sozialversicherung. Bei Vorliegen eines echten Werkvertrages wäre ordnungsgemäss(!) vom/von der WerkvertragsnehmerIn eine Meldung an die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft zu machen.
D.h. wer selbständig mehr als € 5.527.92 (Wert 2020) verdient, muss bereits ab dieser Grenze und dann wiederum für den gesamten Betrag ca. ein Viertel der gesamten Einkünfte an Sozialversicherung zahlen (beinhaltet Kranken-, Pensionsversicherung und Selbstständigenvorsorge, zuzüglich Unfallversicherung).
zu 6. Last but not least zum häufigsten Irrtum bei der Umsatzsteuer. Solange der/die AuftragnehmerIn KleinunternehmerIn im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist (Umsatz bis € 35.000,-), darf keinesfalls Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden. Ausser, es wird ein Antrag auf Regelbesteuerung gemäß § 6 Abs 3 UStG gestellt. Umsatzsteuer darf nur in Zusammenhang mit einer UID- und Rechnungs-Nummer verrechnet werden (siehe auch: Rechnungsmerkmale).
drucken * Tages- und Nächtigungsgebühren / Auslandsreisesätze
Bei Inlandsreisen beträgt das Taggeld € 26,40 und der pauschale Aufwand für die Nächtigung € 15,-.
Auslandsreisesätze zum Ausdrucken: (Quelle: "Steuer-SparBuch 2004/2005", E. Müller, LINDE Verlag Wien)
Schenken und Erben
Seit 1. August 2008 ist Schenken und Erben steuerfrei – unter bestimmten Voraussetzungen sind jedoch Meldepflichten für Schenkungen einzuhalten:
- Schenkungen zwischen Angehörigen müssen der Finanzbehörde ab einem Wert von 50.000 Euro im Jahr gemeldet werden.
- Schenkungen zwischen Nichtangehörigen müssen gemeldet werden, wenn sie innerhalb von fünf Jahren den Betrag von 15.000 Euro überschreiten.
- Übliche Gelegenheitsgeschenke – soweit der gemeine Wert 1.000 Euro nicht übersteigt, sowie Hausrat einschließlich Wäsche und Kleidung ua – sind nicht meldepflichtig.
- Sowohl GeschenkgeberInnen und -nehmerInnen als auch RechtsanwältInnen und Notare, die beim Erwerb oder bei Errichtung der Vertragsurkunde mitgewirkt haben, sind zur Anzeige verpflichtet.
Ab 2016 dient als Bemessungsgrundlage bei einer Liegenschaftsschenkung nicht mehr der dreifache Einheitswert, sondern der sogenannte Grundstückswert - ein adaptierter Verkehrswert. Bei diesen unentgeltlichen Übertragungen wird ein Stufenplan angewandt.
> Formular zur Meldung von Schenkungen
Folgende Vermögensübertragungen sind zur Gänze steuerfrei:
- Grundstücksübertragungen im Zusammenhang mit Unternehmensübertragungen unter bestimmten Vorraussetzungen mit einem Freibetrag von 900.000 Euro;
- Schenkungen unter Ehegatten zur gleichteiligen Anschaffung oder Errichtung von Wohnraum (150m²);
- Grundstücke, welche unter das Stiftungseingangssteuergesetz fallen: Bei Zuwendungen an in- und ausländische Privatstiftungen gilt ein Eingangssteuersatz von in der Regel 2,5%.
drucken * BELEGE
Abgabefristen
Wenn Sie uns Ihre Belegsammlung übergeben haben und uns mit der Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen betraut haben, dann bitte sorgen Sie sich nicht bezüglich einer Fristversäumnis. Wir haben eigene Fristen-(Quoten-)listen, weswegen die Abgabetermine 30.4. bzw. - bei elektronischer Übermittlung - 30.6. des Folgejahres für uns nicht gelten.
Exkurs Fristen-(Quoten-)liste: Diese Vereinbarung enthält pro Finanzamt und pro Monat abzugebende Steuererklärungen (beginnend mit Ende Oktober); um diese jedoch fristgerecht fertig stellen zu können, benötigen wir wiederum rechtzeitig Ihre steuerrelevanten Unterlagen/Belegsammlung.
Außer die Fristversäumnis liegt in Ihrem Verschulden, d.h. Sie übergeben uns auch nach Aufforderung Ihre Unterlagen nicht rechtzeitig. Nach erfolgloser mehrmaliger Einforderung Ihrer Unterlagen sind wir leider gezwungen, die Streichung von der Fristenliste vorzunehmen, so dass die Abberufung der Steuererklärungen durch die Finanzbehörde direkt vom "Steuerpflichtigen" erfolgt.
Belegsammlung und -aufzeichnung
Ab 2016 gilt die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht und die Registrierkassenpflicht.
Einzelaufzeichnungspflicht: alle Steuerpflichtigen (wie Einnahmen-Ausgaben-Rechner aber auch Vermieter und wer sonstige Einkünfte erzielt) müssen ihre Bareinnahmen (inkl. Bankomat- bzw. Kreditkartenzahlungen) und Barausgaben künftig täglich einzeln aufzeichnen.
Belegerteilungspflicht: UnternehmerInnen (auch Vermieter und Kleinunternehmer- Innen) müssen bei empfangenen Barzahlungen einen Beleg verpflichtend erstellen und dem Leistungsempfänger (Kunden, KlientIn, PatientIn) aushändigen. Dieser muss den Beleg übernehmen und zumindest bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen (und ist bei einer etwaigen Kontrolle seitens der Finanzverwaltung vorzuweisen). Der Unternehmer muss eine Durchschrift (oder elektronische Abspeicherung) sieben Jahre aufbewahren.
Registrierkassenpflicht: Diese gilt für Betriebe ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro pro Betrieb und mehr als 7.500 Euro per anno Barumsatz je Betrieb. Als Barumsatz gelten nicht nur Barzahlungen sondern bemerkenswerterweise auch Bankomat- oder Kreditkartenzahlungen, andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen sowie Barschecks und Gutscheine. Die Registrierkassenpflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldezeitraums, in dem die Grenze erstmals überschritten wurde.
Grundsätzlich gilt für:
- Bareinnahmen: Verwendung eines „Bareingangsformulars“ (Honorarbuch, Rechnung etc.) mit einer Durchschrift unter Anführung von Datum, Belegnummer, erbrachte Leistung, LeistungsempfängerIn, vereinnahmter Betrag. Das Original geht an den/die Kunden/Kundin, ein Durchschlag verbleibt für die Ablage. Des weiteren sollten die vereinnahmten Beträge in chronologischer Reihenfolge (Nr. oder Datum) auf einem A4-formatigen Papier (oder Excel-Tabelle) noch erfasst und zusammengerechnet werden. Aus dieser Aufzeichnung resultiert die Summe der Bareinnahmen einer Periode.
Zu guter Letzt erfolgt noch die Ablage der Aufzeichnungen in einem A4-Ordner, im Register Bareinnahmen.
- Barausgaben: Zahlungsbelege bzw. Barrechnung geben lassen - achten Sie bitte darauf, dass bei Kleinbetragsrechnungen (bis € 400,-) folgende Mindesterfordernisse aufscheinen: Name und Adresse des Verkäufers, Datum, genaue Bezeichnung der Ware (keine allgemeinen Bezeichnungen wie Fachbuch oder Büromaterial; bei Taxirechnungen stets das Fahrtziel vermerken, bei so genannten "Arbeitsessen" in Gaststätten den Zweck und andere nützliche Informationen vermerken), Rechnungsbetrag und Steuersatz – und chronologisch (mit dem „jüngstem Datums-“ [in der Regel Anfang Jänner] Beleg unten beginnen und nach oben aufsteigend ablegen) oder sachgruppenspezifisch ordnen. Nun wieder die Belege – bei größerem Umfang in einem eigenen Ordner – im Register Barausgaben ablegen.
Bei Zahlungsein- und -ausgängen über die Bank die entsprechenden Belege nach dem jeweiligen Bankauszug dazuordnen. Bei Daueraufträgen, Einziehungsaufträgen, Telebankingüberweisungen gibt es vielfach keine Belege mehr. Hier erklärt der Text in der Buchungszeile des Auszugs alles Notwendige.
TIPP: Selbstverständlich können Sie die Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch archivieren. In diesem Fall muss allerdings die inhaltsgleiche, vollständige und geordnetet Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein.
Wenn Sie Rechnungen auf Thermopapier erhalten – diese bitte kopieren, da nach einiger Zeit die Zeichen so verblassen, dass sie unleserlich sind. Bei derartigen Belege wird laut Finanzbehörde auch die steuerliche Abzugsfähigkeit versagt.
Übergabe Ihrer Belege für die Steuererklärung
Wir ersuchen Sie, uns Ihre Unterlagen für die Erstellung des Jahresabschlusses bis spätestens 30. Juni des Folgejahres zu übergeben. Die Belegsammlung können Sie jederzeit postalisch schicken bzw. per Botendienst oder persönlich zu den angeführten Telefonzeiten im Sekretariat abgeben.
Bei Übergabe der Belegsammlung an uns sollte diese möglichst vollständig sein, um oftmalige und zeitraubende Rückfragen - die noch dazu Ihr Geld kosten - zu ersparen. Achten Sie auf Vollständigkeit, bspw. bei Telefongebühren sechs bzw. zwölf Belege, Aufstellungen über die Reisetätigkeit, Fortbildungsbestätigungen, aber auch die komplett gesammelten Bankauszüge (sobald Einnahmen und/oder Ausgaben über ein Bankkonto getätigt werden, sind die vollständigen Bankauszüge Teil der Belegsammlung !!!). Kontrollieren Sie auch, ob fortlaufend alle Bankauszüge vorhanden sind. Bei Vorliegen von betrieblichen Krediten benötigen wir die von der Bank ausgefolgten Darlehens- oder Kreditbestätigungen (mit separatem Zinsen- und Spesenausweis). Ebenso benötigen wir die GSVG-Kontoauszüge inkl. die dazu gehörenden Erläuterungen, Steuerbescheinigungen für ausländische Kapitalerträge und ausländische Investmentfonds.
Weiters benötigen wir Bestätigungen für Sonderausgaben, wie z.B. für Lebens-, Unfall- und Krankenversicherungen, Darlehensrückzahlungen und Eigenmittel für Wohnraumschaffung, Kirchenbeitrag etc., so wie Belege für außergewöhnliche Belastungen (Krankheitskosten, Rezeptgebühren, Zahnsanierung, Psychotherapie etc.).
Übergabe Ihrer Belege für die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA)
Vermerken Sie bitte die entsprechenden Termine (eventuell in einem Kalender) zwecks Übersendung Ihrer Unterlagen, um zeitraubende Urgenzen zu vermeiden. Übermitteln Sie uns bitte die Belege bis spätestens 20. des Folgemonats, der auf den Voranmeldungszeitraum folgt (z.B. für 01-03/xx bis 20. April 2xxx).
Aufbewahrungsfrist
Für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere des § 132 BAO beträgt grundsätzlich 7 Jahre. Beachten Sie bei einer eventuellen Vernichtungsaktion aber, dass Unterlagen, die u.a. Grundstücke (Eigentumswohnungen) betreffen (z.B. bei Erzielung von Einkünften aus Vermietung), 12 bzw. in bestimmten Fällen 22 Jahre aufbewahrungspflichtig sind.
TIPP: Unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen sollten Sie als Privatperson sämtliche Belege im Zusammenhang mit Grundstücken aufbewahren. Dazu zählen neben dem Kaufvertrag vor allem auch die Belege über Anschaffungsnebenkosten (zB Anwalts- und Notarkosten, Grunderwerbssteuer, Schätzkosten) sowie über alle nach dem Kauf durchgeführten Investitionen. All diese Kosten können nämlich bei der Veräußerungsgewinnermittlung auf Basis der tatsächlichen Anschaffungskosten von der Steuerbasis abgesetzt werden.
Weiters sollten sie keinesfalls Unterlagen vernichten, die zu einer allfälligen zivilrechlichen Beweisführung notwendig sein könnten (zB Produkthaftung, Eigentumsrecht, Bestandrecht, Arbeitsvertragsrecht etc.).
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PERSONALVERRECHNUNG
Erforderliche Daten für DienstnehmerInnen-Anmeldung
Name und Adresse des Dienstnehmers Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum Staatsbürgerschaft Tätigkeitsbezeichnung und Tätigkeitsbeginn Vordienstzeiten (Praxisjahre, Schulzeiten) Bankverbindung bei ausländischen DienstnehmerInnen: 
- Beschäftigungsbewilligung oder - Arbeitsgenehmigung oder - BefreiungsscheinWichtig: Krankenstandsbestätigung
Jede Krankmeldung ist dringlich an unsere Personalverrechnung weiterzuleiten damit die "Arbeitsunfähigkeitsmitteilung" an die Österreichische Gesundheitskasse erfolgen kann.
Vorlagen zum Ausdrucken
"Echter" Dienstvertrag "Freier" Dienstvertrag Freie DienstnehmerInnen
Freie DienstnehmerInnen werden in die Arbeitslosenversicherung, in den Insolvenzversicherungsfonds und in die betriebliche Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorge (BMSVG) einbezogen. Ebenso besteht eine Mitgliedschaft bei der Arbeiterkammer und damit Arbeiterkammerumlagen-Verpflichtigtung. Durch den Bezug von Kranken- und Wochengeld (wie Dienstnehmer) wurde der Krankenversicherungsbeitrag angehoben. Insgesamt beträgt die Beitragsleistung für freie DienstnehmerInnen damit rund 40%, davon trägt die freie DienstnehmerIn ca. 17% und die DienstgeberIn ca. 23%.
DienstgeberInnen haben für freie DienstnehmerInnen – analog der Situation bei echten DienstnehmerInnen – die Lohnnebenkosten (Kommunalsteuer, DB und Zuschlag zum DB) zu entrichten.
Abgabenrechtlich besteht damit kaum mehr ein Unterschied zum echten Dienstnehmer, da ja freie Dienstnehmer ebenfalls in das System der Abfertigung "neu", in die Arbeitslosenversicherung sowie in die AK-Umlagenpflicht und in die IESG-Beitragspflicht einbezogen wurden.
Trotz der abgabenrechtlich vorgenommenen Einschränkungen kann der freie Dienstvertrag nach wie vor eine sinnvolle und auch aus DienstgeberInnensicht empfehlenswerte vertragliche Grundlage bilden, da arbeitsrechtlich die entsprechenden kollektivvertraglichen Normen und Spezialgesetze (Angestelltengesetz, Urlaubsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsverfassungsgesetz etc.) nicht auf Freie DienstnehmerInnen anwendbar sind.
Geringfügig beschäftigte DienstnehmerInnen
Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor wenn im Kalendermonat kein höheres Entgelt als € 460,66 gebührt (Stand 2020).
Bei der Feststellung von Geringfügigkeit sind Sonderzahlungen nicht miteinzubeziehen.
Merkmale einer geringfügigen Beschäftigung:
| - | keine Vollversicherung |
| - | keine Arbeitslosenversicherung |
| - | 1,4% Unfallversicherung zuzüglich 1,53% Mitarbeitervorsorge (MV), (beides vom Dienstgeber zu zahlen) |
| - | Beitragszeitraum ist das Kalenderjahr (monatl. Vorauszahlung möglich) |
Aber!
Dienstgeber - Dienstgeberabgabe!
Der Dienstgeber hat eine Dienstgeberabgabe zu entrichten, wenn die Lohnsumme (ohne Sonderzahlungen) aller bei ihm geringfügig Beschäftigten das 1 ½ fache der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze übersteigt. Wird dieser Betrag überschritten, ist die Dienstgeberabgabe von der Lohnsumme inkl. Sonderzahlungen zu entrichten.
Dienstnehmer - Nachzahlung
Die Geringfügigkeitsgrenze gilt nicht pro Beschäftigungsverhältnis, sondern für alle Beschäftigungsverhältnisse. Ist der Verdienst mehr als € 460,66 ist der Dienstnehmer vollversichert. Neben einem vollversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses ist auch das geringfügige Beschäftigungsverhältnis vollversicherungspflichtig.
Die Beiträge werden dem Dienstnehmer von der Krankenkasse einmal jährlich vorgeschrieben.
Selbstversicherung bei geringfügiger Beschäftigung
Der monatliche Beitrag beträgt: € 65,03 (Stand 2020)
Krankengeld: ca € 5,51 täglich (Stand 2020)
Wochengeld: ca € 9,47 täglich (Stand 2020)
Unterschied zwischen geringfügig beschäftigtem "echter DN" und "freiem DN"
Beim „echten“ Dienstvertrag sind alle arbeitsrechtlichen Vorschriften anzuwenden, d.h. der Dienstnehmer hat Anspruch auf den gesetzlichen Urlaub, Entgeltfortzahlung während eines Krankenstandes, usw...
Neben den arbeitsrechtlichen Vorschriften ist auch der Kollektivvertrag anwendbar.
Auf DG-Seite fallen die Nebenkosten wie DB, DZ, Kommunalsteuer an.
In steuerlicher Hinsicht hat der „echte“ DN Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit, hingegen der „freie“ DN Einkünfte aus selbständiger Arbeit / Gewerbebetrieb.